Selectiecriteria
Vergelijken op prijs alleen is de snelste weg naar teleurstelling. Deze criteria maken zichtbaar waar offertes werkelijk van elkaar afwijken.
Criterium 1
Beoordeel eerst het proces waar uw geld verdiend wordt. Een groothandel valt of staat bij order-, voorraad- en inkoopstromen; een projectorganisatie bij urenregistratie, onderhanden werk en facturatie. Vraag leveranciers om uw eigen scenario te tonen in plaats van een standaarddemo.
Criterium 2
Vraag wie welke taken uitvoert, hoeveel uur van uw team wordt verwacht en hoe fasering eruitziet. Een offerte zonder duidelijke rolverdeling leidt bijna altijd tot meerwerk.
Criterium 3
Vergelijk licentie- of abonnementskosten, implementatie, koppelingen, training, support en toekomstige upgrades. Vraag naar de kosten in jaar één én in jaar drie, inclusief indexering en extra gebruikers.
Criterium 4
Per koppeling: standaardconnector, API of maatwerk? Wie onderhoudt de koppeling bij een update? Vraag ook wat er gebeurt bij storingen en welke data leidend is.
Criterium 5
Bepaal welke historie u echt nodig heeft. Migreren van meerjarige historie is vaak een aparte kostenpost en vraagt opschoning aan uw kant.
Criterium 6
Kijk naar reactietijden, escalatiepaden, openingstijden en of support in het Nederlands beschikbaar is. Vraag hoe releases worden uitgerold en hoe u wordt geïnformeerd.
Criterium 7
Beoordeel de omvang van het implementatieteam, de bezetting in uw periode en de ervaring in uw sector. Vraag om referenties die u zelf mag benaderen.
Criterium 8
Verwerkersovereenkomst, hostinglocatie, back-ups, herstelscenario's, logging en toegangsbeheer. Leg vast hoe u bij beëindiging uw data terugkrijgt.
Geef elk criterium een gewicht voordat u offertes ontvangt. Zo voorkomt u dat een indrukwekkende demo of een lage instapprijs uw beoordeling stuurt. Werk met een vaste schaal, laat meerdere collega's onafhankelijk scoren en bespreek pas daarna de verschillen. Leg vast welke eisen echt harde eisen zijn en welke wensen mogen wegvallen als het budget of de planning knelt.
